The final sprint – Sluit 2021 goed af met deze checklist
Het jaar loopt ten einde. Tijd om orde op zaken te stellen en 2021 op een goede manier af te ronden. Hier vind je een checklist waarmee je ervoor zorgt dat je administratie aan het einde van het jaar helemaal compleet is zodat je deze vervolgens kan overdragen aan je boekhouder.
1. Zorg ervoor dat je alle door jou verstuurde facturen hebt verzameld en dat deze zijn geüpload naar je administratie. Loop de nummering van de facturen na: ontbreken er factuurnummers dan missen er waarschijnlijk ook inkomsten. Als de missende factuurnummers er nooit zijn geweest zorg dan in elk geval dat dit te verklaren is en geef dit door aan je boekhouder.
2. Upload alle uitgaven naar je administratie en voeg je bonnetjes en facturen toe ter onderbouwing. Zonder bon (of bij uitzondering een bankafschrijving) is het lastig vast te stellen of de uitgave daadwerkelijk is gedaan. Bovendien mag je geen btw terugvragen als je geen bon of factuur hebt.
3. Heb je alle terugkerende maandelijkse kosten zoals telefoon- of internet kosten ingevoerd? Zijn het er echt twaalf in totaal en dus één factuur per maand?
4. Let erop dat je een privécorrectie toepast op internet- en telefoonkosten, ervan uitgaande dat je jouw telefoon en internet ook privé gebruikt. Het is aan jezelf om een percentage te bepalen voor het zakelijk gebruik. Pas dit percentage toe op het totaalbedrag en vermeld dit percentage ook in de omschrijving.
5. Vergeet ook niet om andere automatische afschrijvingen waar je geen factuur van krijgt, zoals bankkosten of de huur van je kantoor, op te nemen. Heb je geen onderbouwing dan kun je ook een kopie van je huurcontract toevoegen of een bankafschrijving.
6. Als je geen auto op de zaak hebt staan, maar je maakt wel zakelijke kilometers met je privéauto (of fiets), dan mag je een kilometervergoeding toevoegen aan je administratie. Je moet dan wel een kilometerregistratie kunnen laten zien; deze voeg je toe als onderbouwing. Tel het totaal aantal kilometers bij elkaar op en vermenigvuldig dit met €0,19. Vervolgens vul je dit bedrag in bij het totaalbedrag en selecteer je geen btw.
7. Dubbelcheck altijd alle grote uitgaven zoals de aanschaf van een computer, fototoestel, fiets of vliegtickets. Het zou zonde zijn als je deze vergeet toe te voegen aan je administratie!
8. Daarnaast is het einde van het jaar hét moment om te kijken of het handig is om nog investeringen te doen. Als je in 2021 voor meer dan €2.400 exclusief btw hebt geïnvesteerd kun je namelijk gebruik maken van een extra aftrekpost: de KIA. Dus zit je nu nog net onder die grens dan kan het aantrekkelijk zijn om nog een extra investering te doen voor het einde van het jaar.
9. Heb je door de impact van het coronavirus gebruik gemaakt van de NOW om personeelskosten te dekken dan moet dit ook meegenomen worden in je administratie. Je kan dit het beste per mail doorgeven aan je persoonlijke boekhouder.
10. Wanneer je een TOZO-uitkering hebt ontvangen wordt dat ook gezien als inkomen. Je ontvangt in dat geval begin 2022 een jaaropgave van de gemeente. Upload dit document vervolgens bij de vragen over de aangifte inkomstenbelasting.
11. Doen wij dit jaar voor het eerst jouw aangifte inkomstenbelasting en heeft een andere boekhouder het vorige boekjaar afgerond, voeg dan de jaarrekening van 2020 toe bij de vragen over jouw zakelijke gegevens.
12. Heb je vragen of twijfel je ergens over dan kun je altijd klikken op ‘Meer informatie’ bij de gestelde vragen met betrekking tot de zakelijke gegevens en de inkomstenbelasting.
