Facturen
Factuur maken
In onze online boekhoudtool stel je eenvoudig facturen op om te versturen naar jouw opdrachtgevers en klanten. Voordat je aan de slag kunt is het belangrijk dat je jouw zakelijke gegevens hebt toegevoegd en de instellingen goed staan.
Alles compleet? Dan ga je naar de tab Facturen en kies je Nieuwe factuur. Het eerstvolgende factuurnummer wordt automatisch gegenereerd en de factuur krijgt standaard de huidige datum.
– kies de juiste afzender en opdrachtgever
– geef de factuur een onderwerp en vul de omschrijving en prijs in
– voeg eventueel een bijlage toe of pas de notitie aan
– klik op Opslaan en bekijken
– ziet alles er goed uit? Dan klik je op Ga naar verzenden
Je bent nu in het verzendscherm, waar je de factuur kunt versturen.
Factuur versturen
Zodra je een factuur hebt opgesteld kun je deze vanuit de online boekhoudtool via e-mail laten verzenden naar de geadresseerde. In het verzendscherm doe je de laatste check en kun je eventueel het bijgaande e-mailbericht aanpassen. Ook kun je aanvinken of je een kopie wilt ontvangen voor je eigen administratie en of je een e-mail wilt ontvangen zodra de betalingstermijn van de factuur verlopen is.
Zodra je op Factuur verzenden klikt, verschijnt er een pop-up. Als je er klaar voor bent om de factuur te verzenden, klik je op Ja, stuur e-mail. Wil je toch nog wijzigingen aanbrengen? Dan kies je voor Nee, nog niet.
Verstuur je de factuur liever handmatig vanaf je eigen e-mailadres? Dan kun je de factuur downloaden via Bekijk factuur – PDF. Vergeet niet om op Markeer als verzonden te klikken zodat de factuur wordt toegevoegd aan jouw administratie.
Factuur versturen aan meerdere geadresseerden
Soms is het nodig om een factuur te versturen aan meerdere e-mailadressen. Bijvoorbeeld als de financiële afdeling van jouw opdrachtgever een kopie van de factuur nodig heeft.
In het scherm waar je de factuur verstuurt kun je hiervoor meerdere geadresseerden toevoegen in de cc. Je kunt zoveel e-mailadressen toevoegen als je wilt, splits de adressen door middel van een , of ;.
Factuur versturen uit andere handelsnaam
Als je meerdere handelsnamen hebt en ook uit deze verschillende handelsnamen wilt factureren, kun je meerdere afzenders aanmaken voor het versturen van facturen en offertes. (Zie: Instellingen – Meerdere afzenders aanmaken).
Bij het opstellen van de factuur kies je linksboven vanuit welke afzender je de factuur wilt versturen. Je kunt de gekozen afzender ook bewerken of een nieuwe afzender toevoegen.
Factuur wijzigen
Een factuur wijzigen kan alleen zolang deze nog in Concept staat. Zodra een factuur de status Verstuurd heeft, kan er niks meer worden aangepast.
Om een factuur die in concept staat te wijzigen, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Bewerken. Je kunt ook de factuur die je wilt aanpassen aanklikken en onder Acties kiezen voor Bewerken.
Je kunt de factuur nu aanpassen en, indien nodig, versturen.
Factuur kopiëren
Soms is het handig om een bestaande factuur te kopiëren, bijvoorbeeld omdat deze naar dezelfde opdrachtgever moet. Je hoeft dan alleen maar de gegevens aan te passen die nodig zijn, zoals het onderwerp of de prijs.
Om een factuur te kopiëren, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Kopiëren. Je kunt ook de factuur die je wilt kopiëren aanklikken en onder Acties kiezen voor Kopiëren.
Factuur verwijderen
Net zoals het wijzigen van een factuur, kan verwijderen ook alleen zolang een factuur nog in Concept staat. Nadat een factuur is verzonden, is deze onderdeel van de administratie en mag niet zomaar aangepast of verwijderd worden.
Om een factuur die in concept staat te verwijderen, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Verwijderen. Je kunt ook de factuur aanklikken en onder Acties kiezen voor Verwijderen.
Moet je toch een verstuurde factuur corrigeren? Dan moet je een creditfactuur maken. De creditfactuur streept de originele factuur weg en zorgt ervoor dat jouw administratie op orde blijft.
Factuur crediteren
Om een verzonden factuur te wijzigen of uit de administratie te verwijderen is het nodig om een creditfactuur te maken. Je kunt het gehele bedrag crediteren of slechts een deel, afhankelijk van wat je hebt afgesproken met jouw klant of opdrachtgever.
Om van een factuur een creditfactuur te maken, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Credit kopie. Je kunt ook de factuur die je wilt crediteren aanklikken en onder Acties kiezen voor Credit kopie.
De boekhoudsoftware zal een exacte kopie van de factuur maken, maar dan met alle bedragen in de min. Indien nodig kun je dit nog aanpassen.
Vervolgens verzend je de creditfactuur of markeer je deze als verzonden.
Factuur archiveren
Om je facturenoverzicht opgeruimd te houden, kun je betaalde facturen archiveren. Klik hiervoor onder Acties op Archiveren Je vindt alle gearchiveerde facturen terug onder Facturen – Archief.
Vanuit het archief zet je de facturen gemakkelijk weer terug door onder Acties voor Terugzetten te kiezen.
Betalingsherinnering sturen
Voor verzonden facturen met de status Te laat kun je een betalingsherinnering sturen. Alle facturen met deze status vind je snel terug op je dashboard.
Klik op de factuur waarvoor je een betalingsherinnering wilt sturen. Je komt nu in het scherm om de betalingsherinnering te bekijken en eventueel de status te bewerken. Weet je zeker dat de factuur nog niet betaald is en wil je jouw klant of opdrachtgever een herinnering sturen? Klik dan op Ga naar betalingsherinnering sturen.
Je kunt eventueel de begeleidende e-mail aanpassen. Om de betalingsherinnering te versturen, klik je vervolgens op Betalingsherinnering sturen.
Betaling registreren
Maak je gebruik van de Mollie-koppeling voor het laten betalen van je facturen? (Zie: Koppelingen – Facturen laten betalen via Mollie). Dan worden betalingen voor de facturen die je uitstuurt automatisch geregistreerd. Ook als je gebruikmaakt van onze bankkoppeling zal de betaalstatus vanzelf aangepast worden.
Gebruik je de Mollie- of de bankkoppeling niet? Dan moet je de betaling handmatig registreren.
Ga naar een factuur met de status Verstuurd of Te laat. Deze facturen hebben de status Niet betaald. Kies onder Status veranderen voor Betaald en de betaling is geregistreerd.
Externe facturen (inkomsten)
Externe betaalspecificaties of facturen die niet via de boekhoudsoftware zijn gestuurd, boek je in onder Boekhouding – Inkomsten.
Klik op + Inkomsten toevoegen of sleep de bestanden direct in het scherm. Vul vervolgens de gegevens in en klik op Toevoegen aan inkomsten.
Periodieke facturen
Onder Facturen – Periodiek kun je periodieke facturen instellen om automatisch te laten verzenden naar jouw klanten. Klik op + Nieuwe periodieke factuur om een factuur aan te maken.
– kies de juiste afzender en opdrachtgever
– stel een start- en einddatum in
– kies in welke frequentie de factuur verstuurd moet worden
– geef de factuur een onderwerp en vul de omschrijving en prijs in
– voeg eventueel een bijlage toe of pas de notitie aan
– klik op Opslaan en bekijken
– ziet alles er goed uit? Dan klik je op Aanzetten
De periodieke factuur zal automatisch worden aangemaakt en verzonden op de door jou ingestelde data en frequentie.
Offertes
Offerte maken
Soms is het nodig om eerst een offerte te sturen aan jouw klant of opdrachtgever. Deze kun je na goedkeuring gemakkelijk omzetten in een factuur.
Ga naar de tab Offertes en kies Nieuwe offerte. Het eerstvolgende offertenummer wordt automatisch gegenereerd en de offerte krijgt standaard de huidige datum.
– kies de juiste afzender en opdrachtgever
– geef de offerte een onderwerp en vul de omschrijving en prijs in
– voeg eventueel een bijlage toe of pas de notitie aan
– klik op Opslaan en bekijken
– ziet alles er goed uit? Dan klik je op Ga naar verzenden
Je bent nu in het verzendscherm, waar je de offerte kunt versturen.
Offerte versturen
Zodra je een offerte hebt opgesteld kun je deze vanuit de online boekhoudtool via e-mail laten verzenden naar de geadresseerde. In het verzendscherm doe je de laatste check en kun je eventueel het bijgaande e-mailbericht aanpassen. Ook kun je aanvinken of je een kopie wilt ontvangen voor je eigen administratie.
Zodra je op Offerte verzenden klikt, verschijnt er een pop-up. Als je er klaar voor bent om de offerte te verzenden, klik je op Ja, stuur e-mail. Wil je toch nog wijzigingen aanbrengen? Dan kies je voor Nee, nog niet.
Verstuur je de offerte liever handmatig vanaf je eigen e-mailadres? Dan kun je de offerte downloaden via Bekijk offerte – PDF. Vergeet niet om op Markeer als verzonden te klikken zodat de offerte wordt toegevoegd aan jouw administratie.
Offerte wijzigen
Om een offerte te wijzigen, klik je in het offerteoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Bewerken. Je kunt ook de offerte die je wilt aanpassen aanklikken en onder Acties kiezen voor Bewerken.
Je kunt de offerte nu aanpassen en, indien nodig, versturen.
Offerte verwijderen
Net zoals bij een factuur kun je een offerte alleen verwijderen indien deze nog in Concept staat. Om een offerte te verwijderen, klik je in het offerteoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Verwijderen. Je kunt ook de offerte aanklikken en onder Acties kiezen voor Verwijderen.
Offerte kopiëren
Soms is het handig om een bestaande offerte te kopiëren, bijvoorbeeld omdat deze naar dezelfde opdrachtgever moet. Je hoeft dan alleen maar de gegevens aan te passen die nodig zijn, zoals het onderwerp of de prijs.
Om een offerte te kopiëren, klik je in het offerteoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Kopiëren. Je kunt ook de offerte die je wilt kopiëren aanklikken en onder Acties kiezen voor Kopiëren.
Offerte archiveren
Om je offerteoverzicht opgeruimd te houden, kun je offertes waar je niks meer mee hoeft te doen archiveren. Klik hiervoor onder Acties op Archiveren Je vindt alle gearchiveerde offertes terug onder Offertes – Archief.
Vanuit het archief zet je de offertes gemakkelijk weer terug door onder Acties voor Terugzetten te kiezen.
Offerte accepteren
De ontvanger van jouw offerte heeft de mogelijkheid om deze online te bekijken en te accepteren. Zodra de offerte is geaccepteerd, ontvang je hiervan een e-mail ter bevestiging.
Je kunt de status van de offerte ook handmatig aanpassen. Ga hiervoor naar de offerte die je wilt accepteren en klik onder Status veranderen op Geaccepteerd.
Offerte omzetten in factuur
Een offerte die de status Geaccepteerd heeft, kun je direct omzetten in een factuur.
Open hiervoor de offerte en klik rechtsboven op Maak factuur. Je kunt de factuur vervolgens bekijken, opslaan en versturen zoals je gewend bent.
Uitgaven
Uitgaven toevoegen
Ga naar de tab Boekhouding – Uitgaven. Klik op + Uitgaven toevoegen of sleep de bestanden direct in het scherm. De uitgaven worden als concept toegevoegd aan de administratie. Open een concept en vul vervolgens de gegevens in. Klik op Toevoegen aan uitgaven om de uitgave in de administratie te zetten. De volgende uitgave verschijnt automatisch in beeld om te verwerken.
Uitgaven bewerken
Klik op de 3 puntjes en kies voor Bewerken of klik direct op de uitgave die je wilt bewerken. Pas de gegevens aan die je wilt wijzigen, zoals bijvoorbeeld het onderwerp, bedrag of de betaalstatus en klik op Opslaan.
Uitgaven verwijderen
Klik op de 3 puntjes achter de uitgave die je wilt verwijderen en kies voor Verwijderen. Weet je zeker dat je de uitgave wilt verwijderen uit de administratie? Klik dan op Ja, verwijder please!. Wil je de uitgave toch behouden, dan klik je op Nee, toch houden.
Let op! Als je een uitgave verwijdert is deze niet meer zichtbaar en kun je deze ook niet meer terughalen. Mocht de uitgave toch in de administratie horen, dan zul je deze opnieuw moeten toevoegen.
Uitgaven kopiëren
Heb je veel terugkerende uitgaven? Dan kan het handig zijn om deze te kopiëren. Ook soortgelijke uitgaven kun je kopiëren, zodat je alleen maar wat gegevens hoeft aan te passen. Klik op de 3 puntjes achter de uitgave die je wilt kopiëren en kies voor Kopiëren.
Het systeem maakt direct een kopie aan waar je, indien nodig, de gegevens kunt aanpassen en de uitgave kunt Toevoegen aan uitgaven.
Meerdere (btw)regels invoeren
Wil je een uitgave toevoegen waarin meerdere btw-percentages zijn vermeld? Of moet de uitgave worden onderverdeeld onder meerdere kostensoorten? Dan moet je een tweede (btw)regel aanmaken om de uitgave goed te verwerken in de administratie.
Klik na het invullen van de eerste btw-regel op + Voeg btw regel toe, kies de juiste kostensoort en vul de gegevens verder in. Herhaal dit indien nodig voor meerdere (btw)regels. Alles compleet? Dan voeg je de uitgave toe via Toevoegen aan uitgaven.
Boekhouding
Resultaten inzien
Onder de tab Boekhouding zie je de resultaten. Hier vind je een compleet overzicht van jouw omzet, kosten, investeringen en winst. Je ziet de resultaten per kwartaal en ook een uitgebreider totaaloverzicht. Handig dus om bij te houden hoe je ervoor staat!
BTW-prognose
De boekhoudsoftware berekent op basis van de door jou ingevulde administratie hoeveel btw je het volgende kwartaal moet betalen of zal ontvangen. Dit is de btw-prognose. Omdat er altijd een cumulatieve aangifte wordt gedaan, zal de prognose continu worden bijgesteld. Je vindt de btw-prognose onder de tab Boekhouding.
Submitten
Deadlines
Om jouw administratie goed te kunnen controleren en op tijd in te dienen bij de Belastingdienst, werken we met deadlines.
Voor de btw-aangiftes verschijnt er op de 25ste van de laatste maand in het aangiftekwartaal een to-do op je dashboard. In januari zie je tevens een to-do voor het invullen van de zakelijke gegevens en de persoonlijke gegevens voor de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting.
To-do’s
Op het Dashboard vind je jouw to-do’s. Hier zal een to-do verschijnen zodra het tijd is om te submitten voor de btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting of als er nog bepaalde informatie van je nodig is. Klik op de to-do die je wilt verwerken en het systeem stuurt je naar de juiste plek om dit te doen.
Adresboek
Contact aanmaken
In het adresboek sla je alle gegevens van jouw klanten en opdrachtgevers op zodat je ze gemakkelijk kunt factureren. Je vindt het adresboek onder Facturen – Adresboek. Klik op + Nieuwe opdrachtgever om een nieuw contact aan te maken. Vul alle benodigde gegevens in en klik op Opslaan.
Per contact kun je één contactpersoon toevoegen. Moet de factuur naar meerdere geadresseerden, dan kun je deze later toevoegen in de cc (Zie: Facturen – Factuur versturen aan meerdere geadresseerden).
Betreft het een klant die zich in het buitenland bevindt? Zorg dan dat je een kloppend btw-nummer invult.
Voor de btw-aangiftes verschijnt er op de 25ste van de laatste maand in het aangiftekwartaal een to-do op je dashboard. In januari zie je tevens een to-do voor het invullen van de zakelijke gegevens en de persoonlijke gegevens voor de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting.
Contact bewerken
Een bestaand contact bewerk je door in het adresboek op het desbetreffende contact te klikken en de gegevens aan te passen. Klik vervolgens op Opslaan. Je kunt ook op de 3 puntjes onder Acties kiezen voor Bewerken of Verwijderen.
Instellingen
Meerdere afzenders aanmaken
Als je meerdere handelsnamen hebt en ook uit deze verschillende handelsnamen wilt factureren, kun je meerdere afzenders aanmaken voor het versturen van facturen en offertes.
Voor het aanmaken van een afzender ga je naar Facturen – Instellingen – Afzender adressen. Hier is jouw standaard afzender alvast ingevuld aan de hand van je bedrijfsgegevens.
Klik op +toevoegen om een extra afzender adres aan te maken en vul de gegevens in. Als je wilt kun je ook een logo toevoegen.
Vanaf nu kun je facturen versturen vanuit verschillende handelsnamen. Wil je de afzender bewerken of verwijderen? Klik dan op de 3 puntjes bij het afzenderadres dat je wilt wijzigen.
Per contact kun je één contactpersoon toevoegen. Moet de factuur naar meerdere geadresseerden, dan kun je deze later toevoegen in de cc (Zie: Facturen – Factuur versturen aan meerdere geadresseerden).
Betreft het een klant die zich in het buitenland bevindt? Zorg dan dat je een kloppend btw-nummer invult.
Voor de btw-aangiftes verschijnt er op de 25ste van de laatste maand in het aangiftekwartaal een to-do op je dashboard. In januari zie je tevens een to-do voor het invullen van de zakelijke gegevens en de persoonlijke gegevens voor de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting.
Logo toevoegen
Je kunt ervoor kiezen om een logo toe te voegen aan je facturen. Dit is geen verplichting, maar maakt jouw facturen natuurlijk wel helemaal af!
Je voegt jouw logo toe in het tabblad Facturen – Instellingen – Afzender adressen. Indien je meerdere afzenders hebt aangemaakt, kun je per afzender een ander logo toevoegen.
E-mailbericht voor factuur wijzigen
Vanuit de online boekhoudtool verstuur je je facturen eenvoudig via e-mail naar jouw klanten en opdrachtgevers. Iedere factuur heeft een begeleidende e-mail waarvan je de standaardtekst zelf kunt instellen.
Om dit aan te passen ga je naar Facturen – Instellingen – Factuur instellingen. Hier stel je zelf het onderwerp en e-mailbericht in voor jouw facturen en betalingsherinneringen en plaats je de standaard factuurnotities. Je kunt gebruikmaken van gemakkelijke placeholders die de opgevraagde tekst voor jou invullen.
Account
Bedrijfsgegevens toevoegen of wijzigen
Bij het aanmaken van jouw account wordt je automatisch gevraagd om je bedrijfsgegevens in te vullen. Indien je hierin iets wilt wijzigen, klik je rechtsboven op de naam van je onderneming en vervolgens op het tandwieltje. Je komt dan in het overzicht van je bedrijfsgegevens en kunt wijzigingen aanbrengen.
Let op: deze bedrijfsgegevens komen automatisch op jouw factuur te staan. Je vindt deze ook onder de tab Facturen – Instellingen – Afzender adressen.
Persoonlijke gegevens toevoegen of wijzigen
Bij het aanmaken van jouw account wordt je automatisch gevraagd om je persoonlijke gegevens in te vullen. Indien je hierin iets wilt wijzigen, klik je rechtsboven op de naam van je onderneming en vervolgens op het tandwieltje naast Persoonlijk. Je komt dan in het overzicht van je persoonlijke gegevens en kunt wijzigingen aanbrengen.
Fiscaal partner toevoegen
De persoonlijke gegevens van jouw fiscale partner voeg je eenvoudig toe aan jouw persoonlijke account. Handig voor als Kees de Boekhouder ook zijn of haar aangifte inkomstenbelasting verzorgd.
Klik op het tandwieltje naast je naam om naar je persoonlijke instellingen te gaan. Zet het schuifje bij ik heb een fiscaal partner aan en vul de gegevens in die nodig zijn om de aangifte te verzorgen.
Automatische incasso
Je ontvangt van Kees de Boekhouder iedere maand een factuur voor onze diensten. Om het voor jezelf gemakkelijk te maken kun je automatische incasso instellen voor de betaling hiervan. We schrijven de kosten dan iedere maand rond de 15e af van jouw bankrekening.
Automatische incasso voor onze facturen stel je in onder jouw bedrijfsinstellingen (Zie: Account – Bedrijfsgegevens toevoegen of wijzigen). Klik op het tabblad Automatische incasso en op de knop Automatische incasso instellen. We vragen je om een betaling van €0,01 cent te doen met de bankrekening waarmee je ons autoriseert de bedragen af te schrijven.
Koppelingen
Facturen laten betalen via Mollie
Met een zakelijke bankrekening kun je jouw facturen gemakkelijk laten betalen via Mollie. Jouw klanten ontvangen dan direct een betaallink om de factuur te voldoen. Om Mollie te activeren ga je naar Facturen – Instellingen – Koppelingen. Maak een account aan en verbind vervolgens via de knop Connect via Mollie.
Denk eraan dat je minstens één betaalmethode geselecteerd moet hebben in je Mollie-account om klanten de mogelijkheid te geven om te betalen.
Bankkoppeling via Ponto
Om te controleren of je zakelijke administratie compleet is, kun je met je zakelijke bankrekening een koppeling maken. Hierdoor worden alle transacties geladen in jouw dashboard en kun je deze wegstrepen tegen je inkomsten en uitgaven. Voor een beveiligde verbinding maken wij gebruik van Ponto, zij zijn in het bezit van de benodigde PSD2-licentie voor het uitwisselen van bankgegevens.
De bankkoppeling is beschikbaar op aanvraag. Neem contact op met je boekhouder als je gebruik wilt maken van de bankkoppeling.
Profiles
Wat zijn profiles?
Als klant van Kees de Boekhouder kun je een profile aanmaken. In een profile vertel je iets over jezelf of je onderneming en kun je links toevoegen naar je social media accounts.
De profiles zijn bedoeld om klanten van Kees de Boekhouder met elkaar in contact te brengen. Het is dus eigenlijk een groot netwerk met alle KdB-klanten. In de database kun je zoeken naar ondernemers in een bepaalde branche of alle profiles bekijken.
Je kunt er ten alle tijden voor kiezen om jouw profiel zichtbaar of onzichtbaar te maken voor andere gebruikers.
Mijn profile aanmaken
Vanaf het Dashboard klik je bij Profiles op Bekijk profielen. Hier vind je het overzicht van alle zichtbare profiles.
Om jouw profile te bewerken, klik je rechtsboven op Bekijk mijn profiel. Hier kun je je profile bewerken door tekst en afbeeldingen toe te voegen. Vergeet niet om linkjes naar jouw social media accounts toe te voegen zodat andere ondernemers je ook daar kunnen vinden!
Heb je liever dat je account (even) niet zichtbaar is voor andere gebruikers? Rechtsboven vind je het schuifje om jouw profile onzichtbaar te maken. Dit kun je ten alle tijden weer aanpassen.
Feedback, suggesties of een andere vraag?
Mail naar tech-support@keesdeboekhouder.nl
