Hoe stel je een correcte creditfactuur op?
Je hebt er vast wel eens van gehoord; de creditfactuur. Een creditfactuur is een negatieve factuur, waarmee je een eerder gestuurde factuur (gedeeltelijk) corrigeert. Een creditfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur, zoals bijvoorbeeld een datum, omschrijving, uniek factuurnummer en bedragen. Het grote verschil is echter dat de bedragen negatief zijn. Je zet er dus een minnetje voor.
Wanneer stuur je een creditfactuur?
Er zijn verschillende momenten waarop het nodig kan zijn om een creditfactuur te sturen.
Voorbeeld:
Je hebt een fout gemaakt in de originele factuur, omdat je vergeten bent de afgesproken korting te verwerken. Normaal gesproken is het honorarium voor jouw werkzaamheden € 1.000 exclusief btw. Voor dit bedrag factureer je jouw opdrachtgever. Met jouw opdrachtgever heb je echter een korting afgesproken van € 100 exclusief btw. Om deze korting alsnog door te berekenen stuur je in dit geval een creditfactuur van € 100 exclusief btw. Per saldo heb je dus door middel van een reguliere en een creditfactuur € 900 exclusief btw gefactureerd.
Voorbeeld:
Je kunt, om welke reden dan ook, jouw product of dienst niet leveren, maar de betaling is al wel voldaan door jouw klant. Je klant heeft een print besteld van € 150 exclusief btw. Het lukt jou niet om deze print te leveren en je hebt met de klant afgesproken het aankoopbedrag terug te storten. Je maakt een creditfactuur voor € 150 exclusief btw en hebt per saldo dus niks gefactureerd. Hierna maak je het te veel betaalde bedrag over aan jouw klant.
Een vervelender voorbeeld is als een opdrachtgever jouw diensten niet kan of wil betalen. De factuur zit al in jouw boekhouding en jij zult hierover belasting moeten betalen. Als duidelijk is dat jouw factuur niet betaald gaat worden kan je ook besluiten om deze factuur in zijn geheel te crediteren. Als je dit doet, geef je echter ook de vordering op die je had op jouw opdrachtgever. Deze hoeft jou dus niet meer te betalen.
Verwerken in de administratie
Een creditfactuur verwerk je in je inkomsten. Dit betekent dat er altijd twee facturen in je boekhouding staan die tegen elkaar wegvallen. Het is dus niet de bedoeling dat de originele factuur wordt verwijderd! Iedere creditfactuur krijgt zijn eigen, unieke, factuurnummer. Nummer je normaal als volgt: 2022001, 2022002 etc. geef de creditfactuur dan nummer 2022003. Eventueel kun je een C (van credit) toevoegen voor het factuurnummer om te benadrukken dat het om een creditfactuur gaat. Vermeld daarnaast op de creditfactuur, bijvoorbeeld in het onderwerp veld, wat het factuurnummer van de originele factuur is. Zo is het duidelijk tegen welke factuur deze wegvalt.
Terugvorderen van btw
Net zoals bij een normale factuur is de factuurdatum leidend voor de btw-aangifte. Als de originele factuur is gestuurd in een ander tijdvak dan de creditfactuur, zal je dus eerst de btw moeten afdragen volgens de originele factuur. In het tijdvak van de creditfactuur kun je de gecrediteerde btw weer terugvorderen in de btw-aangifte.
