Privacyverklaring klanten
KeesdeBoekhouder vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw persoonsgegevens dan ook serieus. KeesdeBoekhouder heeft daarom onder andere deze privacyverklaring voor klanten opgesteld.
Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop KeesdeBoekhouder jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren je door deze privacyverklaring toe te voegen aan de overeenkomsten die wij met je sluiten en door deze privacyverklaring te plaatsen op onze website.
Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Over ons
KeesdeBoekhouder, gevestigd aan de Nieuwe Teertuinen 25a (1013 LV) te Amsterdam is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van jou ontvangen doordat je klant bij ons bent.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.
1. Voor de uitvoer van onze overeenkomst
Wat houdt dit doel in?
Voor het leveren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Bijvoorbeeld om jouw administratie of aangiftes te doen. Onze diensten kunnen we alleen leveren als we daarbij persoonsgegevens verwerken. Onder deze dienstverlening valt: (dagelijkse) communicatie, het verwerken van de zakelijke administratie, het opstellen van de jaarrekening/aangifte Inkomstenbelasting/aangifte Omzetbelasting/aangifte Intracommunitaire prestaties/aangifte Loonheffingen. De grondslag is de uitvoer van de overeenkomst die wij met jou hebben (artikel 6 (1) b AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Dat verschilt per dienst van KeesdeBoekhouder, maar voor het leveren van onze diensten verwerken wij onder andere:
• NAW-gegevens
• Geslacht / aanhef
• Email adres
• BSN
• BTW-ID
• BTW-nummer
• Geboortedatum
• Startdatum bedrijf
• IBAN van bedrijf
• LH-nummer
• RSIN
• KVK
• Bedrijfsactiviteit
• Taal
• Fiscaal partner (Geboortedatum, BSN)
• Kinderen
• Oude JR
• Oude BTW aangiften
• Jaaroverzicht banken
• Gegevens andere bedrijven die je bezit, maar geen klant zijn
• Jaaropgaven
• Lening overzichten en gerelateerde documenten
• Vermogensdocumenten
• Bonus
• Alimentatie
• Lijfrente
• AOV
• Ziektekosten
• Giften
• Studiekosten
• Dividend
• Overige inkomsten
2. Onderhoud klantrelatie
Wat houdt dit doel in?
Om onze relatie met jou zo goed mogelijk te onderhouden slaan wij ook persoonlijke gegevens in de vorm van notities op. Zo weten wij bij het opstellen van je aangiften of wanneer je belt wat de huidige stand van zaken is en of er relevante bijzonderheden zijn. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantrelatie (artikel 6 (1) f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
• Persoonlijke omstandigheden die jij met ons deelt
• Persoonlijke eigenschappen en voorkeuren die jij met ons deelt
3. Voor de klantenservice: afhandelen van vragen/opmerkingen/klachten
Wat houdt dit doel in?
Voor al jouw vragen, opmerkingen of klachten kan je bij onze klantenservice terecht. Om alle vragen te kunnen beantwoorden hebben wij bepaalde gegevens nodig. Welke gegevens we nodig hebben verschilt per vraag. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afwikkeling van vragen / opmerkingen en klachten (artikel 6 (1) f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele andere gegevens die je tijdens het contact met onze klantenservice met ons deelt.
4. Wettelijke verplichtingen
Wat houdt dit doel in?
Als administratiekantoor zijn wij verplicht om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Hiervoor is het noodzakelijk dat wij onze klanten kunnen identificeren. De grondslag is het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 (1) c AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
• Identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart, Nederlands rijbewijs)
• Naam
• Geboortedatum
5. Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten
Wij verwerken ook gegevens van je, die je indirect aan ons verstrekt. Onze website maakt namelijk gebruik van cookies voor functionele, analytische- en marketingdoeleinden. De functionele cookies zijn noodzakelijk voor het gebruik van de website.
Het gaat om de volgende gegevens:
• Locatiegegevens
• IP-adres of app IDs
• Internetbrowser en apparaat type
• Websitetaal
De gegevens uit de analytische en marketing cookies worden niet gekoppeld aan overige gegevens. Wij verwijzen naar ons cookie statement voor meer informatie over cookies.
Voor meer informatie over cookies verwijzen wij naar onze cookie statement. De wettelijke basis is toestemming, die je geeft door akkoord te gaan met onze cookievoorwaarden in de cookie-banner op de website (artikel 6 lid 1 sub a AVG) of als het om functionele cookies gaat ons gerechtvaardigd belang op een goed werkende website (artikel 6, lid 1, onder f) AVG).
6. Voor marketing doeleinden
Wat houdt dit doel in?
Voor onze marketing is het van belang om onze doelgroepen te herkennen en te benaderen. Daarom gebruiken we jouw e-mailadres om bijvoorbeeld op Facebook en LinkedIn zogenaamde look-a-likes van onze klanten te benaderen. Door de gehashte e-mailadressen van onze klanten te uploaden kunnen we op Facebook en LinkedIn een doelgroep benaderen met een advertentie die lijkt op onze klantenkring. Daarnaast kunnen we jouw e-mailadres gebruiken voor het versturen van onze nieuwsbrief.
Mocht je niet willen dat we jouw e-mailadres hiervoor gebruiken, dan kan je een e-mail sturen naar support@keesdeboekhouder.nl of je uitschrijven voor de nieuwsbrief door gebruik te maken van de unsubscribe knop onderaan de nieuwsbrief.
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
• E-mailadres
De juridische basis is ons gerechtvaardigd belang van ons op een effectieve marketingcampagne (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Jouw rechten
Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:
• Recht op inzage (als je wilt weten welke gegevens we van jou verzamelen);
• Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
• Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kan je ons vragen om jouw gegevens te
verwijderen);
• Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het
verwerken van jouw gegevens te beperken);
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wilt kunnen we jouw gegevens doorgeven
aan een andere partij of jou een kopie van jouw gegevens geven);
• Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw
gegevens).
Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen door te mailen naar support@keesdeboekhouder.nl. We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek.
Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?
In een aantal gevallen verstrekken wij jouw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen jouw persoonsgegevens te verwerken. We zullen jouw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen.
Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, mogen je gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.
We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verwerken. Om jouw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) jouw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.
We bewaren jouw gegevens in ieder geval zolang jouw account actief blijft, tenzij je ons vraagt om gegevens of jouw account te verwijderen via support@keesdeboekhouder.nl. Je kan een deel van jouw persoonsgegevens altijd inzien en / of wijzigen in je eigen account.
Hoe beschermen we jouw gegevens?
Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.
Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
Onze organisatie is zo ingericht dat wij er alles aan doen om inbreuken op de beveiliging, een zgn. datalek, te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen wij handelen volgens het Protocol datalekken.
Contact en klachten
Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of jouw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kan je contact met ons opnemen via support@keesdeboekhouder.nl.
Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij jouw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Amsterdam, Juni 2022