Als zzp’er ben je altijd bereikbaar. Je mobiele telefoon is dan ook een onmisbaar gereedschap. Maar mag je die telefoon zomaar op de zaak zetten? En hoe zit het dan met de btw, de kosten en het privégebruik? Veel ondernemers twijfelen hierover.
Goed nieuws: een zakelijke telefoon kan zeker fiscaal voordeel opleveren! Er zijn wel bepaalde regels waar je aan moet voldoen. In dit artikel leggen we je precies uit hoe het werkt. We duiken in de verschillende aanschafopties, de btw-teruggave, hoe je je telefoon afschrijft en wat de regels zijn voor privégebruik. En goed om te weten: Kees de Boekhouder kan je hierbij ondersteunen, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over de cijfers.
Wanneer mag een telefoon op de zaak?
Je mag een telefoon op de zaak zetten als er voldoende zakelijk gebruik is. Onder zakelijk gebruik valt bijvoorbeeld contact met klanten, leveranciers, of online werkzaamheden. Het is belangrijk dat je het zakelijke gebruik van je telefoon kunt aantonen en vastleggen.
We maken onderscheid tussen:
- Volledig zakelijk gebruik: Je gebruikt de telefoon 100% voor je bedrijf. Dit komt zelden voor, aangezien bijna iedereen ook af en toe privé een belletje pleegt of social media checkt.
- Gemengd gebruik (zakelijk/privé): Je gebruikt de telefoon voor zowel zakelijke als privédoeleinden. Dit is de meest voorkomende situatie. De algemene richtlijn is dat het zakelijk gebruik minimaal 10% moet zijn, wil je een telefoon op de zaak zetten.
Aanschafopties: sim only, losse telefoon of telefoon met abonnement
Er zijn verschillende manieren om een telefoon zakelijk aan te schaffen, elk met eigen fiscale regels:
- Zakelijk sim only: Je hebt al een toestel en sluit alleen een zakelijk sim only abonnement af. De btw op de abonnementskosten is mogelijk aftrekbaar naar rato van het zakelijk gebruik.
- Losse telefoon zakelijk kopen: Je koopt een los toestel en sluit er eventueel een privé sim only abonnement bij af. Als de aanschafprijs van het toestel boven €450 (excl. btw) is, moet je het afschrijven (zie ook Telefoon afschrijven: wanneer en hoe?). De btw op de aanschaf is aftrekbaar naar rato van zakelijk gebruik.
- Privételefoon zakelijk gebruiken: Je blijft je privételefoon gebruiken voor je bedrijf. In dit geval is alleen een deel van de abonnementskosten aftrekbaar (naar rato van zakelijk gebruik), de toestelwaarde zelf niet.
- Telefoon met abonnement (bundel): Je koopt een telefoon inclusief abonnement via je onderneming. De maandlasten zijn dan vaak hoger, maar het toestel is inbegrepen. De btw op zowel het toestel als het abonnement is aftrekbaar naar rato van zakelijk gebruik.
Btw-teruggave op telefoon (toestel en abonnement)
De btw op zowel het telefoontoestel als het abonnement is aftrekbaar, maar alleen voor het ‘zakelijke’ deel.
- Volledig zakelijk gebruik: Is het gebruik 100% zakelijk? Dan mag je de btw volledig terugvragen. Het heeft in dat geval de voorkeur dat de factuur ook daadwerkelijk op je bedrijfsnaam staat.
- Gemengd gebruik: Bij gemengd gebruik moet je een privécorrectie toepassen. Je schat dan in welk percentage van het gebruik zakelijk is. Gebruik je de telefoon bijvoorbeeld 70% zakelijk en 30% privé, dan mag je 70% van de betaalde btw terugvragen. Deze correctie kun je jaarlijks of maandelijks toepassen.
Telefoon afschrijven: wanneer en hoe?
Een zakelijk aangeschaft telefoontoestel is een bedrijfsmiddel. Voor bedrijfsmiddelen gelden specifieke regels voor afschrijving:
- Toestellen > €450 (excl. btw): Als de aanschafprijs van je telefoon €450 exclusief btw is of meer, dan moet je het toestel afschrijven. Dit betekent dat je de kosten niet in één keer aftrekt, maar verdeeld over de economische levensduur van het apparaat. Voor telefoons is dit meestal 5 jaar. Elk jaar trek je dan 20% van de aanschafprijs excl. btw af van je winst. Dit worden afschrijvingskosten genoemd.
- Toestellen < €450 (excl. btw): Is de aanschafprijs minder dan €450 exclusief btw? Dan moet je het bedrag in één keer aftrekken als directe kosten in het jaar van aankoop.
Voorbeeld: Je koopt een zakelijke telefoon van €600 (excl. btw). Je schrijft deze af over 5 jaar. Elk jaar mag je dan €120 (€600 / 5) aftrekken van je winst.
Bonus tip: soms kunnen verschillende kleine investeringen bij elkaar 1 bedrijfsmiddel vormen. Als je bijvoorbeeld een laptop koopt van € 350 samen met een monitor van € 150, een muis van € 15 en een toetsenbord van € 25, vormt dit samen 1 bedrijfsmiddel van € 540. Dit betekent dat je de afschrijving moet verdelen over 5 jaar.
Privételefoon zakelijk gebruiken
Veel zzp’ers kiezen ervoor om hun privételefoon ook zakelijk te gebruiken. Dit is mogelijk, maar de fiscale regels zijn wel beperkter dan wanneer je een telefoon op de zaak zet:
- Abonnementskosten aftrekbaar: Je mag een redelijk percentage van de abonnementskosten aftrekken als zakelijke kosten. Een veelgebruikt percentage is 75%.
- Toestelwaarde niet aftrekbaar: De aanschafwaarde van de telefoon zelf is niet aftrekbaar, omdat het een privébezit betreft.
- Gebruik aantonen: Het is aan te raden dat je het zakelijke gebruik kunt aantonen, bijvoorbeeld door een overzicht van je belminuten of dataverbruik, mocht de Belastingdienst erom vragen.
Samenvattend
Je telefoon is essentieel voor je onderneming, en gelukkig kun je de kosten hiervan op een fiscaal slimme manier verwerken. Of je nu kiest voor een telefoon op de zaak, of je privételefoon zakelijk gebruikt: het correct verwerken van btw, afschrijving en abonnementskosten is cruciaal voor je financiële overzicht en om verrassingen te voorkomen.
Twijfel je wat je mag aftrekken of hoe je jouw telefoonkosten het beste verwerkt? Misschien is een persoonlijke boekhouder wat voor jou! Plan een gratis kennismaking bij Kees de Boekhouder. We denken graag met je mee.
FAQ
Kan ik mijn privételefoon zakelijk gebruiken en de kosten aftrekken?
Ja, je mag een redelijk percentage (vaak 75%) van de abonnementskosten aftrekken als zakelijke kosten, mits je het zakelijke gebruik kunt aantonen. De aanschafwaarde van het toestel zelf is niet aftrekbaar.
Hoe vaak mag je een zakelijke telefoon kopen?
Je mag een zakelijke telefoon kopen wanneer dit noodzakelijk is voor je bedrijf. Toestellen van €450 (excl. btw) of meer moet je afschrijven (meestal over 5 jaar), wat betekent dat je de kosten over die periode verdeelt.
Zijn de kosten van een telefoonabonnement aftrekbaar?
Ja, de zakelijke kosten van een telefoonabonnement zijn aftrekbaar, naar rato van het zakelijke gebruik. De btw op het abonnement is ook aftrekbaar voor het zakelijke deel.
Hoe zit het met de btw op mijn telefoon en abonnement?
De btw op zowel het toestel als het abonnement is aftrekbaar naar rato van het zakelijke gebruik. Bij gemengd gebruik moet je een jaarlijkse of maandelijkse btw-correctie toepassen voor het privégebruik.
In hoeveel jaar moet ik een telefoon afschrijven?
Een telefoontoestel met een aanschafprijs van €450 (excl. btw) of hoger, schrijf je meestal af over 5 jaar. Toestellen van €450 of minder moet je in één keer als kosten aftrekken.
Wat is de beste optie: privételefoon zakelijk gebruiken of een telefoon op de zaak zetten?
Dit hangt af van je situatie. Gebruik je de telefoon veel zakelijk, dan kan een telefoon op de zaak met aftrekbaarheid van toestel en abonnement voordeliger zijn. Bij beperkt zakelijk gebruik is het privé houden van de telefoon en een deel van de abonnementskosten aftrekken vaak eenvoudiger. Een boekhouder zoals Kees de Boekhouder kan je hierin adviseren.
