Met de web-app van Kees de Boekhouder ben je minder tijd kwijt aan het opstellen van offertes en facturen. Zo hou jij meer tijd over voor ondernemen. Wordt een offerte geaccepteerd? In een handomdraai tover jij de offerte om naar factuur. Handig!
Met de web-app van Kees de Boekhouder ben je minder tijd kwijt aan het opstellen van offertes en facturen. Zo hou jij meer tijd over voor ondernemen. Wordt een offerte geaccepteerd? In een handomdraai tover jij de offerte om naar factuur. Handig!
Offertes
Voordat je aan de slag kunt is het belangrijk dat je jouw zakelijke gegevens hebt toegevoegd en de instellingen goed staan. Alles check? Ga dan naar het tabblad ‘Offertes’ en kies ‘Nieuwe offerte’. Het eerstvolgende offertenummer wordt automatisch gegenereerd en de offerte krijgt standaard de huidige datum. Eventueel kun je dit aanpassen.
Facturen
Ga naar het tabblad ‘Facturen’ en kies je ‘Nieuwe factuur’. Het eerstvolgende factuurnummer wordt automatisch gegenereerd en de factuur krijgt standaard de huidige datum. Eventueel kun je dit aanpassen. Let op: wanneer je al een offerte had aangemaakt, kun je vanuit deze offerte direct de factuur genereren. Handig!
“De Offerte naar Factuur functie is een van de functies van Kees de Boekhouder die mij het meeste tijd bespaart in mijn administratie. Door het systeem ook nog eens te koppelen met Mollie, krijg ik supersnel uitbetaald!”
Tynke – Make-up artist & hairstylist
Offertes en facturen maken zonder moeite
Stel offertes en facturen op in slechts een paar klikken.
Makkelijk versturen op jouw manier
Verzend offertes en facturen makkelijk direct vanuit de web-app, of download een PDF om het vanuit je eigen mailbox te versturen.
Integratie met Mollie
Integreer met Mollie (gratis) en krijg nog sneller betaald dankzij de handige betaallink die aan de factuur wordt toegevoegd.
Blijf up to date over de status van je facturen
Via de web-app houd je het overzicht over je betalingen.
In onze online boekhoudtool stel je eenvoudig facturen op om te versturen naar jouw opdrachtgevers en klanten. Voordat je aan de slag kunt is het belangrijk dat je jouw zakelijke gegevens hebt toegevoegd en de instellingen goed staan.
Alles compleet? Dan ga je naar de tab Facturen en kies je Nieuwe factuur. Het eerstvolgende factuurnummer wordt automatisch gegenereerd en de factuur krijgt standaard de huidige datum.
– kies de juiste afzender en opdrachtgever
– geef de factuur een onderwerp en vul de omschrijving en prijs in
– voeg eventueel een bijlage toe of pas de notitie aan
– klik op Opslaan en bekijken
– ziet alles er goed uit? Dan klik je op Ga naar verzenden
Je bent nu in het verzendscherm, waar je de factuur kunt versturen.
Zodra je een factuur hebt opgesteld kun je deze vanuit de online boekhoudtool via e-mail laten verzenden naar de geadresseerde. In het verzendscherm doe je de laatste check en kun je eventueel het bijgaande e-mailbericht aanpassen. Ook kun je aanvinken of je een kopie wilt ontvangen voor je eigen administratie en of je een e-mail wilt ontvangen zodra de betalingstermijn van de factuur verlopen is.
Zodra je op Factuur verzenden klikt, verschijnt er een pop-up. Als je er klaar voor bent om de factuur te verzenden, klik je op Ja, stuur e-mail. Wil je toch nog wijzigingen aanbrengen? Dan kies je voor Nee, nog niet.
Verstuur je de factuur liever handmatig vanaf je eigen e-mailadres? Dan kun je de factuur downloaden via Bekijk factuur – PDF. Vergeet niet om op Markeer als verzonden te klikken zodat de factuur wordt toegevoegd aan jouw administratie.
Soms is het nodig om een factuur te versturen aan meerdere e-mailadressen. Bijvoorbeeld als de financiële afdeling van jouw opdrachtgever een kopie van de factuur nodig heeft.
In het scherm waar je de factuur verstuurt kun je hiervoor meerdere geadresseerden toevoegen in de cc. Je kunt zoveel e-mailadressen toevoegen als je wilt, splits de adressen door middel van een , of ;.
Als je meerdere handelsnamen hebt en ook uit deze verschillende handelsnamen wilt factureren, kun je meerdere afzenders aanmaken voor het versturen van facturen en offertes. (Zie: Instellingen – Meerdere afzenders aanmaken).
Bij het opstellen van de factuur kies je linksboven vanuit welke afzender je de factuur wilt versturen. Je kunt de gekozen afzender ook bewerken of een nieuwe afzender toevoegen.
Een factuur wijzigen kan alleen zolang deze nog in Concept staat. Zodra een factuur de status Verstuurd heeft, kan er niks meer worden aangepast.
Om een factuur die in concept staat te wijzigen, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Bewerken. Je kunt ook de factuur die je wilt aanpassen aanklikken en onder Acties kiezen voor Bewerken.
Je kunt de factuur nu aanpassen en, indien nodig, versturen.
Soms is het handig om een bestaande factuur te kopiëren, bijvoorbeeld omdat deze naar dezelfde opdrachtgever moet. Je hoeft dan alleen maar de gegevens aan te passen die nodig zijn, zoals het onderwerp of de prijs.
Om een factuur te kopiëren, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Kopiëren. Je kunt ook de factuur die je wilt kopiëren aanklikken en onder Acties kiezen voor Kopiëren.
Net zoals het wijzigen van een factuur, kan verwijderen ook alleen zolang een factuur nog in Concept staat. Nadat een factuur is verzonden, is deze onderdeel van de administratie en mag niet zomaar aangepast of verwijderd worden.
Om een factuur die in concept staat te verwijderen, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Verwijderen. Je kunt ook de factuur aanklikken en onder Acties kiezen voor Verwijderen.
Moet je toch een verstuurde factuur corrigeren? Dan moet je een creditfactuur maken. De creditfactuur streept de originele factuur weg en zorgt ervoor dat jouw administratie op orde blijft.
Om een verzonden factuur te wijzigen of uit de administratie te verwijderen is het nodig om een creditfactuur te maken. Je kunt het gehele bedrag crediteren of slechts een deel, afhankelijk van wat je hebt afgesproken met jouw klant of opdrachtgever.
Om van een factuur een creditfactuur te maken, klik je in het facturenoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Credit kopie. Je kunt ook de factuur die je wilt crediteren aanklikken en onder Acties kiezen voor Credit kopie.
De boekhoudsoftware zal een exacte kopie van de factuur maken, maar dan met alle bedragen in de min. Indien nodig kun je dit nog aanpassen.
Vervolgens verzend je de creditfactuur of markeer je deze als verzonden.
Om je facturenoverzicht opgeruimd te houden, kun je betaalde facturen archiveren. Klik hiervoor onder Acties op Archiveren Je vindt alle gearchiveerde facturen terug onder Facturen – Archief.
Vanuit het archief zet je de facturen gemakkelijk weer terug door onder Acties voor Terugzetten te kiezen.
Voor verzonden facturen met de status Te laat kun je een betalingsherinnering sturen. Alle facturen met deze status vind je snel terug op je dashboard.
Klik op de factuur waarvoor je een betalingsherinnering wilt sturen. Je komt nu in het scherm om de betalingsherinnering te bekijken en eventueel de status te bewerken. Weet je zeker dat de factuur nog niet betaald is en wil je jouw klant of opdrachtgever een herinnering sturen? Klik dan op Ga naar betalingsherinnering sturen.
Je kunt eventueel de begeleidende e-mail aanpassen. Om de betalingsherinnering te versturen, klik je vervolgens op Betalingsherinnering sturen.
Maak je gebruik van de Mollie-koppeling voor het laten betalen van je facturen? (Zie: Koppelingen – Facturen laten betalen via Mollie). Dan worden betalingen voor de facturen die je uitstuurt automatisch geregistreerd. Ook als je gebruikmaakt van onze bankkoppeling zal de betaalstatus vanzelf aangepast worden.
Gebruik je de Mollie- of de bankkoppeling niet? Dan moet je de betaling handmatig registreren.
Ga naar een factuur met de status Verstuurd of Te laat. Deze facturen hebben de status Niet betaald. Kies onder Status veranderen voor Betaald en de betaling is geregistreerd.
Externe betaalspecificaties of facturen die niet via de boekhoudsoftware zijn gestuurd, boek je in onder Boekhouding – Inkomsten.
Klik op + Inkomsten toevoegen of sleep de bestanden direct in het scherm. Vul vervolgens de gegevens in en klik op Toevoegen aan inkomsten.
Onder Facturen – Periodiek kun je periodieke facturen instellen om automatisch te laten verzenden naar jouw klanten. Klik op + Nieuwe periodieke factuur om een factuur aan te maken.
– kies de juiste afzender en opdrachtgever
– stel een start- en einddatum in
– kies in welke frequentie de factuur verstuurd moet worden
– geef de factuur een onderwerp en vul de omschrijving en prijs in
– voeg eventueel een bijlage toe of pas de notitie aan
– klik op Opslaan en bekijken
– ziet alles er goed uit? Dan klik je op Aanzetten
De periodieke factuur zal automatisch worden aangemaakt en verzonden op de door jou ingestelde data en frequentie.
Soms is het nodig om eerst een offerte te sturen aan jouw klant of opdrachtgever. Deze kun je na goedkeuring gemakkelijk omzetten in een factuur.
Ga naar de tab Offertes en kies Nieuwe offerte. Het eerstvolgende offertenummer wordt automatisch gegenereerd en de offerte krijgt standaard de huidige datum.
– kies de juiste afzender en opdrachtgever
– geef de offerte een onderwerp en vul de omschrijving en prijs in
– voeg eventueel een bijlage toe of pas de notitie aan
– klik op Opslaan en bekijken
– ziet alles er goed uit? Dan klik je op Ga naar verzenden
Je bent nu in het verzendscherm, waar je de offerte kunt versturen.
Zodra je een offerte hebt opgesteld kun je deze vanuit de online boekhoudtool via e-mail laten verzenden naar de geadresseerde. In het verzendscherm doe je de laatste check en kun je eventueel het bijgaande e-mailbericht aanpassen. Ook kun je aanvinken of je een kopie wilt ontvangen voor je eigen administratie.
Zodra je op Offerte verzenden klikt, verschijnt er een pop-up. Als je er klaar voor bent om de offerte te verzenden, klik je op Ja, stuur e-mail. Wil je toch nog wijzigingen aanbrengen? Dan kies je voor Nee, nog niet.
Verstuur je de offerte liever handmatig vanaf je eigen e-mailadres? Dan kun je de offerte downloaden via Bekijk offerte – PDF. Vergeet niet om op Markeer als verzonden te klikken zodat de offerte wordt toegevoegd aan jouw administratie.
Net zoals bij een factuur kun je een offerte alleen verwijderen indien deze nog in Concept staat. Om een offerte te verwijderen, klik je in het offerteoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Verwijderen. Je kunt ook de offerte aanklikken en onder Acties kiezen voor Verwijderen.
Soms is het handig om een bestaande offerte te kopiëren, bijvoorbeeld omdat deze naar dezelfde opdrachtgever moet. Je hoeft dan alleen maar de gegevens aan te passen die nodig zijn, zoals het onderwerp of de prijs.
Om een offerte te kopiëren, klik je in het offerteoverzicht op de 3 puntjes en kies je voor Kopiëren. Je kunt ook de offerte die je wilt kopiëren aanklikken en onder Acties kiezen voor Kopiëren.
Om je offerteoverzicht opgeruimd te houden, kun je offertes waar je niks meer mee hoeft te doen archiveren. Klik hiervoor onder Acties op Archiveren Je vindt alle gearchiveerde offertes terug onder Offertes – Archief.
Vanuit het archief zet je de offertes gemakkelijk weer terug door onder Acties voor Terugzetten te kiezen.
De ontvanger van jouw offerte heeft de mogelijkheid om deze online te bekijken en te accepteren. Zodra de offerte is geaccepteerd, ontvang je hiervan een e-mail ter bevestiging.
Je kunt de status van de offerte ook handmatig aanpassen. Ga hiervoor naar de offerte die je wilt accepteren en klik onder Status veranderen op Geaccepteerd.
Een offerte die de status Geaccepteerd heeft, kun je direct omzetten in een factuur.
Open hiervoor de offerte en klik rechtsboven op Maak factuur. Je kunt de factuur vervolgens bekijken, opslaan en versturen zoals je gewend bent.
We leggen je graag alles uit over het opstellen van offertes en facturen met de boekhoudsoftware van Kees de Boekhouder! Plan een vrijblijvend, digitaal kennismakingsgesprek met ons in.
