Boekhouder bij Kees de Boekhouder
In dit artikel lees je precies hoe je kosten doorbelast aan je opdrachtgever, en wat hier allemaal bij komt kijken. Kun je hierbij wel wat hulp gebruiken? Dan is Kees de Boekhouder misschien iets voor jou!
1
Doorbelaste kosten zijn kosten die jij maakt om de opdracht uit te voeren, en waarvan je met de opdrachtgever hebt afgesproken dat deze kosten aan jou worden vergoed. Word je bijvoorbeeld ingehuurd voor het maken van een muurschildering, dan spreek je waarschijnlijk een vast honorarium af voor het creëren hiervan. Daarnaast heb je de afspraak dat degene die jou heeft ingehuurd de materialen en reiskosten betaalt. De hoogte van deze kosten weet je natuurlijk pas achteraf. De kosten die je maakt zijn voor jou gewoon zakelijke kosten. Dat wil zeggen dat je deze opneemt in je boekhouding en ze aftrekbaar zijn in de administratie. De btw mag je terugvorderen en de bon bewaar je. So far, so good.
2
De opdracht is klaar en je gaat de factuur opstellen. Maar hoe zet je deze doorbelaste kosten (oftewel de onkosten) op de factuur en hoe zit het met de btw? In de hoofdregel reken je over onkosten altijd btw aan je opdrachtgever. Ze zijn namelijk onderdeel van de prestatie. Je pakt hiervoor het btw-percentage dat geldt voor de hoofdactiviteit op de factuur, ook als de onkosten een ander btw-percentage hebben. Je rekent dus één percentage over het totaalbedrag op de factuur.
Voor de onkosten pak je het bedrag exclusief btw. Dit is, na het terugvorderen van de btw. Zijn het kosten waarover jij geen btw kan of mag terugvorderen? Dan mag je de prijs inclusief btw gebruiken.
Voorbeeld met 21% btw
De eerder genoemde muurschildering is belast met 21% btw. Je hebt een honorarium afgesproken van €2.000. De materialen die je hiervoor aanschaft zijn €500 inclusief 21% btw (€413.22 exclusief btw) en het treinkaartje is €25,00 inclusief 9% btw (€22,94 exclusief btw).
Afbeelding: voorbeeld met 21% btw
Voorbeeld met 9% btw
In het geval van tastbare kunst, zoals een schilderij, breng je het lage tarief van 9% btw in rekening. Je hebt een honorarium van €1.500 afgesproken. De materialen die je nodig had kostte €350 inclusief 21% btw (€289,26 exclusief btw) en omdat je met de auto reist heb je afgesproken dat je €0,23 cent per kilometer doorbelast.
Afbeelding: voorbeeld met 9% btw
3
Bij het doorbelasten van kosten worden vaak fouten gemaakt bij het verwerken van de btw. Er wordt bijvoorbeeld wel btw berekend over de dienst, maar niet over de onkosten. Of er wordt over de onkosten een ander btw-tarief gerekend dan over de hoofdactiviteit. Terwijl de basisregel dus eigenlijk heel simpel is: zijn de kosten ondergeschikt aan de dienst? Dan reken je één btw-percentage over het geheel. Wil je zeker weten dat dit goed gaat? Raadpleeg dan je boekhouder!
Ben je na het lezen van deze blog benieuwd naar hoe Kees de Boekhouder dagelijks ondernemers helpt met hun boekhouding? Plan dan een vrijblijvend gesprek met ons in!
Kees de Boekhouder
“Makkelijk en overzichtelijk boekhoudprogramma met vriendelijke en behulpzame medewerkers”
(127 reviews)
Je gebruikt altijd hetzelfde btw-percentage als voor je hoofddienst. De onkosten zijn namelijk onderdeel van de totale prestatie.
Je gaat uit van het bedrag exclusief btw, omdat je de btw op de inkoop zelf al terugvordert. Alleen als je de btw niet kúnt terugvorderen, gebruik je het bedrag inclusief btw.
Je boekt de bonnen als gewone zakelijke kosten in je eigen administratie. De btw op deze bonnen vorder je zelf terug bij de Belastingdienst.
Plan een vrijblijvend, digitaal kennismakingsgesprek met ons in.
