Reis jij regelmatig voor je werk? Naar klanten, opdrachten, netwerkbijeenkomsten of evenementen? Dan weet je dat reiskosten een flinke post kunnen zijn. En als zzp’er wil je natuurlijk weten hoe je deze kosten correct en fiscaal voordelig kunt verwerken. Veel zzp’ers vinden dit een ingewikkeld onderwerp en weten niet precies hoe ze hun reiskosten moeten aanpakken.
Geen zorgen, je bent niet de enige! In dit artikel leggen we je precies uit wat er allemaal onder zakelijke reiskosten valt, hoe het zit met de kilometervergoeding in 2025 en wanneer je btw kunt terugvragen. Zo weet je zeker dat je geen voordeel misloopt én je administratie klopt.
Wat zijn reiskosten voor zzp’ers?
Zakelijke reiskosten zijn alle kosten die je maakt om van de ene zakelijke locatie naar de andere te reizen. Dit kan op verschillende manieren:
- Auto: Brandstof, onderhoud, afschrijving, parkeerkosten, tol. Let op: dit mag alleen als de auto op de zaak staat!
- Openbaar vervoer (OV): Trein, tram, bus, metro.
- Fiets/Scooter: Brandstof, onderhoud. Let op: dit mag alleen als het vervoermiddel op de zaak staat!
- Taxi: Kosten voor taxiritten.
- Vliegtickets: Voor zakelijke reizen naar het buitenland.
Uitzondering: van woon-werkverkeer mag je de kosten wel van je winst aftrekken, maar je mag geen btw aftrekken. Raadpleeg voor dit soort uitzonderingen een expert, zoals een boekhouder van Kees de Boekhouder 😉
Kilometervergoeding voor eigen vervoer (auto of fiets)
Gebruik je je eigen privé auto of fiets voor zakelijke ritten? Dan mag je hiervoor in 2025 een vaste kilometervergoeding aftrekken van je winst. Dit bedrag is € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding is bedoeld om alle kosten van je eigen vervoer (brandstof, onderhoud, afschrijving, verzekering, etc.) te dekken.
Concreet voorbeeld: Rijd je 100 kilometer voor een klantopdracht, dan mag je 100 x € 0,23 = € 23,- als kosten opvoeren in je administratie.
Belangrijke tip: je kunt een vervoersmiddel ook op de zaak zetten. Lees hier meer over wat er allemaal komt kijken bij deze afweging.
OV-kosten: wat mag je aftrekken en hoe werkt de btw?
Reis je met het openbaar vervoer voor zakelijke doeleinden? Dan is het goed om te weten dat de kosten voor openbaar vervoer volledig aftrekbaar zijn als zakelijke kosten. Dit geldt voor de trein, bus, tram, metro en taxi.
Ook de btw op OV-kosten kun je terugvragen. Staat er geen btw-bedrag op je ticket? Dan kun je dit vaak zelf uitrekenen (meestal is het 9% btw op personenvervoer). Bewaar je tickets of bewijzen van je OV-reizen goed, want dit is je bewijsmateriaal voor de Belastingdienst. Tip: op mijn.ns.nl kun je een uitdraai maken van je zakelijke treinreizen!
OV-kosten doorbelasten aan de klant: Je kunt met je opdrachtgever afspreken dat treinreizen voor hun opdracht vergoed worden. In dat geval kun je deze kosten op de factuur zetten. Dit is vooral handig bij langere projecten of opdrachten waar veel reizen bij komt kijken.
Reiskosten doorberekenen: hoe doe je dat?
Je kunt reiskosten op twee manieren doorberekenen:
- Reiskosten doorberekenen in je uurtarief: Je berekent de reiskosten door in je uurtarief en je vermeldt ze niet op je factuur.
- Reiskosten apart doorberekenen aan je opdrachtgever: Dit is mogelijk als je hierover vooraf afspraken maakt. Je zet de reiskosten dan apart op je factuur.
Praktische instructie voor doorbelasten: Als je reiskosten doorberekent aan je opdrachtgever, zet je deze als aparte post op je factuur. Over deze doorbelaste reiskosten moet je hetzelfde btw-tarief rekenen als over de rest van jouw factuur. Zorg altijd dat je hierover duidelijke afspraken hebt gemaakt met je opdrachtgever voordat je aan de slag gaat.
Afsluitend: hou je administratie goed op orde!
Alle zakelijke reiskosten moeten netjes in je administratie worden vastgelegd. Dit betekent:
- Een kloppende kilometerregistratie voor ritten met eigen vervoer.
- Het bewaren van alle bonnetjes en bewijzen van reiskosten (OV-tickets, parkeerbonnen, tankbonnen, etc.).
- Correcte verwerking in je boekhouding.
Het correct verwerken van je kilometervergoeding en reiskosten is essentieel voor elke zzp’er. Het levert je fiscaal voordeel op én zorgt ervoor dat je administratie op orde is.
Wil je zeker weten dat je reiskostenadministratie op orde is en maximaal fiscaal voordeel oplevert? Kees de Boekhouder kan je hierbij helpen. Met ons handige online platform kun je eenvoudig je bonnen vastleggen. En onze persoonlijke boekhouders adviseren je over de beste manier om je reiskosten te verwerken en maximaal fiscaal voordeel te behalen. Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek hoe wij kunnen helpen met jouw boekhouding.
FAQ
Zijn reiskosten aftrekbaar voor zzp'ers?
Ja, zakelijke reiskosten zijn aftrekbaar. Dit kan via de kilometervergoeding voor eigen vervoer, of door de werkelijke kosten (bijvoorbeeld OV-kosten) af te trekken. Je kunt een vervoersmiddel ook op de zaak zetten.
Wat is de kilometervergoeding voor zzp'ers in 2025?
De kilometervergoeding voor privé vervoer bedraagt in 2025 € 0,23 per zakelijke kilometer.
Kan ik reiskosten doorbelasten aan mijn opdrachtgever?
Ja, dat kan als je hierover vooraf afspraken maakt met je opdrachtgever. Je zet de reiskosten dan als aparte post op je factuur.
Hoe zit het met btw op reiskosten?
De btw op OV-kosten is meestal aftrekbaar. Voor de kilometervergoeding voor eigen vervoer is dit een interne kostenpost en vraag je geen btw terug. Bij het doorbelasten van reiskosten aan je klant moet je hierover btw rekenen.
Moet ik een rittenregistratie bijhouden als zzp'er?
Het is sterk aan te raden een rittenregistratie bij te houden voor zakelijke kilometers, zeker als je de kilometervergoeding aftrekt. Dit is je bewijs voor de Belastingdienst.
